Prasa

Realizując inwestycję, trzeba przestrzegać tego, do czego firma się zobowiązała

Data publikacji 30 Wrz

FUNDUSZE UNIJNE Po zakończeniu projektu lub jego etapu przedsiębiorca musi przygotować sprawozdanie rzeczowe i finansowe. Bez tego nie otrzyma refundacji wydatków.

Rzeczpospolita
29.09.2009r. nr 228 (8434)

Tekst: MICHAŁ KOŁTUNIAK

Komentarz: ŁUKASZ DOBRZYŃSKI, Project Manager w ABBEYS EDF Sp. z o.o. Sp. k.

Przedsiębiorca podpisał umowę o dotację unijną na realizację inwestycji. Czy można już otwierać szampana i świętować? Na pewno to bardzo dobra wiadomość, ale po chwili euforii warto jak najszybciej wrócić na ziemię. Podpisane umowy o dofinansowanie to jedno. Drugie to prawidłowa realizacja projektu, przestrzeganie zasad związanych z sprawozdawczością i właściwym jego rozliczaniem. Nawet drobne uchybienia lub nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować odebraniem obiecanych pieniędzy lub obowiązkiem ich zwrócenia, jeśli firma otrzymała wcześniej zaliczkę.

Z zgodzie z harmonogramem

To, do czego firma się zobowiązała, wynika z jej wniosku o dofinansowanie i dołączonych do niej załączników. Na tej podstawie przygotowywania jest umowa o dofinansowanie, która w szczególności reguluje także kwestie związane ze sprawozdawczością i rozliczaniem projektu. Dlatego warto pamiętać, że z chwilą podpisania umowy firma nie tylko ma obowiązek zrealizować zaplanowaną inwestycję, ale też musi to zrobić zgodnie z przyjętym harmonogramem rzeczowo- finansowym. Przedsiębiorca nie może więc samodzielnie decydować o zmianach terminów, rezygnacji z części zakupów lub zastępowaniu ich innymi. W zależności od skali takich zmian, jeśli rzeczywiście są konieczne, albo musi uzyskać na nie zgodę od instytucji, z którą podpisał umowę (np. od Polskiej Agencji Przedsiębiorczości albo urzędu marszałkowskiego lub innej regionalnej instytucji wdrażającej), albo przynajmniej poinformować ją o takich modyfikacjach.

PRZYKŁAD 1

Firma ABC realizuje inwestycję ze środków własnych. Polega ona na zakupie i uruchomieniu nowej linii technologicznej. Początkowo inwestycja miała się zakończyć w czerwcu 2010 r. Jednak producent tej linii zaproponował firmie, że sprzeda jej nowszą wersję urządzenia, jeżeli zgodzi się ona na przesunięcie terminu a koniec sierpnia 2010r. Firma ABC może swobodnie podjąć decyzję w tej sprawie. Przyjmijmy teraz, że firma ABC podpisała umowę o dofinansowanie tej inwestycji. Zgodnie z harmonogramem inwestycja a się zakończyć w czerwcu 2010r. Do tego terminu w umowie określono tzw. Okres kwalifikowalności wydatków. Co to oznacza w praktyce? Mianowicie Tylem że jakiekolwiek płatności dokonane po upływie czerwca nie będą podlegały refundacji. Ponadto przedsiębiorstwo ABC naruszyłoby umowę o dofinansowanie, gdyby w takiej sytuacji samodzielnie zgodziło się na zmianę terminu realizacji inwestycji. To jednak niejedne naruszenie, ponieważ zmianie uległby również jej zakres przedmiotowy, co także mogłoby skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie (wniosek o dofinansowanie był oceniany na podstawie pierwotnych założeń, otrzymał określoną liczbę punktów. Nie wiadomo jaka byłaby ocena, gdyby od początku zaplanowano zdrożenie innej linii technologicznej).

Warto pamiętać o skrupulatnym realizowaniu postanowień umowy, tym bardziej że każdy przedsiębiorca realizujący dofinansowany projekt musi się liczyć  kontrolą. Może ona zostać przeprowadzona już w trakcie realizacji projektu, a nie tylko po jego zakończeniu.

Szczegółowy zakres obowiązków związanych ze sprawozdawczością i rozliczeniem projektów zależy od konkretnej umowy o dofinansowanie. Każda instytucja stosuje własne wzory takich porozumień. Dlatego trudno je uogólnić. Niemniej jednak pewien zakres obowiązków się powtarza. Wynika to bezpośrednio zarówno z przepisów unijnych regulujących funkcjonowanie poszczególnych funduszy, jak i polskich norm w tym zakresie.

Z wnioskiem o płatność

Sprawozdawczość jest elementem wniosków o płatności. Z umowy o dofinansowanie będzie wynikało, jak często przedsiębiorca ma prawo (ale i obowiązek) je składać. Przy małych i krótko trwających projektach firma będzie składać tylko jeden wniosek, od razu o płatność końcową, i w nim przedstawić osiągnięte rezultaty. Przy większych , podzielonych na etapy, w ramach których realizowanych jest wiele różnych działań (budowa, zakup środków trwałych, uruchamianie maszyn i urządzeń, wprowadzenie zmian organizacyjnych oraz nowych technologii poprzez zakupione patenty itp.), takich wniosków płatność może być kilka (tzw. Wnioski o płatność pośrednią).

Podobnie będzie w przypadku korzystania z zaliczek. Aby otrzymać kolejną transzę, trzeba się najpierw rozliczyć z otrzymanych środków i przedstawić osiągnięte rezultaty. Przykładowo umowa o dofinansowanie może określać, że przedsiębiorca ma obowiązek składać wnioski o płatność nie częściej niż co dwa miesiące i nie rzadziej niż co sześć miesięcy. Albo że obowiązek ten pojawia się np. 30 dni po zrealizowaniu etapu inwestycji określonego w harmonogramie, ale nie później niż po upływie trzech miesięcy.

Raport z wykonania

W sprawozdaniu należy zamieścić krótki opis prezentujący aktualny stan realizacji poszczególnych etapów projektu z godnie z wnioskiem o dofinansowanie. Innymi słowy, trzeba opisać, co już zostało wybudowane i co zakupione. Ponadto przedsiębiorca powinien opisać etapy, które będą realizowane w dalszej kolejności.

Tym samym sprawozdawczość można podzielić na dwie części. W części rzeczowej trzeba opisać przebieg realizacji projektu i jego zgodność z tym, co założono we wniosku o dofinansowanie, i tym, co mówi umowa o dofinansowanie. Z kolei część finansowa będzie dotyczyć kosztów, które już zostały poniesione. Potwierdzeniem tego będą faktury, które należy załączyć do wniosku. Dane te przedstawia się narastająco- od początku realizacji projektu. Dlatego też najważniejszym załącznikiem do wniosku o płatność są kserokopie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych, które stanowią dowód zakupu, oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Warto podkreślić, że każda faktura musi być odpowiednio opisana oraz zatwierdzona przez upoważnioną do tego osobę zgodnie z zasadami księgowymi.

Komentarz:
ŁUKASZ DOBRZYŃSKI
Project manager
ABBEYS

Podczas realizacji projektu unijnego nie unikniemy rozliczania poniesionych wydatków. Trzeba złożyć wniosek o płatność oraz dokumenty księgowe wraz z potwierdzeniami ich opłacenia. Każdy oryginał dokumentu księgowego należy właściwie opisać, wskazując dekretację, nr księgowy, informację o poprawności formalnej i merytorycznej dokumentu. Do nanoszenia powtarzalnych informacji dotyczących współfinansowania projektu ze środków odpowiedniego funduszu, nazwy projektu, daty zawarcia i numeru umowy o dofinansowanie najlepiej wyrobić pieczątkę. Warto również pamiętać o opisie związku wydatku z umową o dofinansowanie, a na fakturach wyrażonych w walutach obcych płatności. Aby skutecznie rozliczyć poniesione wydatki, zachęcam do systematycznej pracy umożliwiającej właściwą reakcję na wszelkie zmiany w projekcie.

Co z razie przestoju

Warto podkreślić, że instytucja wdrażająca ma prawo wymagać składania sprawozdań nawet w okresie, w którym firma nie ponosi żadnych kosztów (nie dokonuje żadnych wydatków kwalifikowanych). I to także wtedy, gdy wstrzymanie inwestycji zakłada harmonogram jej realizacji.

Jeżeli przestój wynika z innych przyczyn, to dochodzi do naruszenia harmonogramu realizacji inwestycji. Wtedy we wniosku należy opisać problem i podać sposoby jego rozwiązania. Jednocześnie trzeba przedstawić zmodyfikowany harmonogram rzeczowy oraz finansowy.

Zbieraj faktury...

Realizując projekt, trzeba skrupulatnie zbierać wszystkie dokumenty z tym związane. Mogą one być potrzebne zarówno na etapie rozliczania transakcji, jak i przy ewentualnej kontroli. A trzeba pamiętać, że inspektor może się pojawić w firmie nawet po kilku latach od zakończenia inwestycji, kiedy firma już prawie zapomniała o jej realizacji. Uprawnienie do tego wygasa bowiem dopiero po trzech latach od tzw. Zamknięcia programu operacyjnego, z którego korzysta firma. Najważniejszymi dokumentami są faktury oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Bez nich firma na pewno nie otrzyma refundacji wydatków lub nie rozliczy otrzymanej zaliczki. Trzeba je skrupulatnie zbierać i opisywać. Najlepiej też od razu robić ich kserokopie.

PRZYKŁAD 2

Firma ABC przedstawia wniosek o płatność pośrednią, załączając do niego kopie faktur. Po dwóch tygodniach otrzymała wezwanie do uzupełnienia dokumentacji pod rygorem rozwiązania umowy o dofinansowanie. Okazało się, że błąd polegał na tym, że na kserokopiach zabrakło podpisu „za zgodność z oryginałem" złożonego przez uprawnioną osobę, a taki wymóg wynikał z umowy o dofinansowanie.

... i załóż album fotograficzny

Jednak faktury to nie wszystko. Warto gromadzić (i archiwizować) wszystkie dokumenty, które będą świadczyć o prawidłowej realizacji inwestycji. Przede wszystkim mogą to być protokoły odbioru kolejnych etapów projektu (np. zakończenia części budowlanej, zainstalowania linii produkcyjnej itp.). Przedsiębiorca powinien przechowywać całą dokumentację związaną z wyborem konkretnego dostawcy usług lub urządzeń. Nawet jeżeli firma nie ma obowiązku stosowania prawa zamówień publicznych, to i tak powinna wykazać, że przy wyborze usługodawców kierowała się racjonalnymi przesłankami, w tym w szczególności wybierała najtańsze propozycje. Dlatego warto przechowywać wszystkie zapytania ofertowe i otrzymane na nie propozycje. Wszystko po to, żeby móc uzasadnić dokonany wybór w przypadku pytań instytucji weryfikującej wniosek o płatność bądź  w przypadku kontroli.

Można także uwiecznić kolejne etapy inwestycji na zdjęciach, a nawet wykorzystać je do zrobienia prezentacji multimedialnej. Warto o tym pomyśleć. Po pierwsze dlatego, że niektóre umowy o dofinansowanie zezwalają na to, aby jednym z załączników do wniosku o płatność były zdjęcia dokumentujące proces inwestycyjny. Po drugie da się je wykorzystać do promocji firmy.

MONIKA KARWAT-BURY

Rzecznik prasowy
PARP

Jednym z częstych problemów związanych z rozliczaniem projektów jest nieprzestrzeganie przez przedsiębiorców terminów składania wniosków o płatność, szczególnie jeśli chodzi o końcowe rozliczenia. Terminy rozliczeń wynikają z umowy o dofinansowanie i przedsiębiorca jest zobowiązany rozliczyć się zgodnie z harmonogramem, który jest częścią umowy. Czasami zdarza się, że przedsiębiorca dokonuje płatności gotówkowych, co jest niezgodne z zapisami umowy o dofinansowanie, płatności powinny się odbywać wyłącznie przelewem, a dowód przelewu jest dowodem księgowym na dokonanie płatności. Inne niesprawiedliwości, które powtarzają przedsiębiorcy, to nieprawidłowy sposób przeliczania płatności w przypadku faktur walutowych. Przedsiębiorcy przeliczają po kursie innym niż właściwy, tzn. kurs sprzedaży banku z dnia dokonania płatności. Poza tym nadal bardzo często zdarzają się uchybienia w przekazywanej dokumentacji rozliczeniowej, takie jak m.in.: brak potwierdzeń za zgodność kopii z oryginałem, brak załączonych protokołów odbioru w przypadku dostaw i usług.

Pochwal się dokonaniami

Oprócz stron internetowych informacyjnych o funduszach unijnych został stworzony specjalny portal, na którym wszyscy beneficjenci tych środków mogą zaprezentować swoje osiągnięcia. Można tam umieścić opis inwestycji, tego, co udało się dzięki niej zrealizować, a nawet zdjęcia. To dobre miejsce na reklamę firmy i umieszczenie jej w gronie tych, którym udało się skutecznie sięgnąć po unijne dotacje. Portal ten jest dostępny pod adresem http://www.mapa.funduszestrukturalne.gov.pl/.

Na przedsiębiorcy i tak ciąży obowiązek promowania funduszy. W przypadku realizacji dofinansowanej inwestycji trzeba się tym chwalić poprzez umieszczanie stosowanych tablic pamiątkowych lub informacji na własnych stronach internetowych.

29 Listopad

Zainteresowany kapitałem?

Copyright © 2017 ABBEYS Sp. z o.o.
Autorstwo strony www Adnet Polska