Pośpieszne pisanie wniosku może być w przyszłości kosztowne

DOTACJE UNIJNE | Naprędce przygotowana strategia rozwoju firmy poprzez eksport i nietrafiony wybór rynku lub rynków docelowych, mogą napsuć krwi przedsiębiorcy. Nawet jeżeli uda mu się pozyskać wsparcie finansowe, w przyszłości mogą pojawić się problemy z jego prawidłowym rozliczeniem.

Michał Kołtuniak

Fundusze unijne, które zostały zarezerwowane dla przedsiębiorców, można podzielić według rodzajów wspieranych projektów. Z jednej strony mogą to być zatem szeroko rozumiane projekty badawcze i rozwojowe, z drugiej wspierające inwestycje, zarówno te podnoszące konkurencyjność, jak i związane np. z ekologią. Firmy mogą także korzystać z dotacji na zakup usług doradczych i wsparcia ze strony jednostek otoczenia biznesu. Wreszcie część unijnych środków przeznaczono na rozwój procesów związanych z umiędzynaradawianiem, czyli przede wszystkim rozwój eksportu.

W tym ostatnim przypadku występuje wiele modeli takiego wsparcia. Zdarza się, że za projektami, przewidującymi kompleksową promocję firm, ich produktów, regionu, stoją instytucje otoczenia biznesu, zrzeszenia firm, samorządy lub jeszcze inne podmioty. W takich sytuacjach poszczególni przedsiębiorcy nie przygotowują samodzielnie wniosku o dofinansowanie, a tylko mają szansę przyłączyć się do takich projektów. W takich wypadkach – jak wskazuje Anna Misiołek z firmy Abbeys – warto zwrócić uwagę na to, że imprezy wystawiennicze, targowe lub misje gospodarcze, mające służyć promocji, mogą być już wskazane w takich programach i uzyskanie finansowania przez firmę będzie możliwe tylko pod warunkiem wyboru wydarzeń z przyjętego katalogu. Przedsiębiorca nie może więc samodzielnie zdecydować, gdzie i w jaki sposób chciałby się promować.

Istnieją jednak takie źródła finansowania, które zostawiają większą swobodę przedsiębiorcy. Wtedy to na jego barkach leży opracowanie całej, spójnej i kompleksowej strategii rozwoju eksportu (planu rozwoju eksportu), która wraz z innymi przyjętymi kryteriami może być podstawą oceny projektu i decydować o uzyskaniu unijnego grantu.

I właśnie w takich wypadkach nie warto na siłę walczyć o dotację. Jeżeli opracowanie planu rozwoju eksportu miałoby być robione tylko dlatego, że firm uzyskała informację o możliwości zdobycia unijnego grantu, a wniosek napisany pod kątem jak najlepszego wpisania się w kryteria wyboru projektów, w przyszłości może się to skończyć niepotrzebnymi kłopotami. Jeżeli więc przedsiębiorca rzeczywiście myśli o pozyskaniu dotacji na rozwój eksportu, powinien się do tego dobrze przygotować. W szczególności w przemyślany sposób wybrać rynki docelowe i rodzaj imprez, na których chciałby promować swoją działalność. Brak spójnej, całościowej wizji, ale także zła ocena globalnej sytuacji może spowodować, że firma straci część dotacji. A może to być wynikiem np. wymuszonej zmiany kierunku promocji. Jak pokazują przykłady z ostatnich latach, takie sytuacje niestety miały miejsce, nawet jeżeli nie było to zawinione przez przedsiębiorców.

Sytuacje dotyczące zmiany imprez targowych z jednego kraju na inny zdarzały się np. w odniesieniu  do Rosji – informuje Anna Misiołek i dodaje, że w związku z sytuacją geopolityczną  firmy nie decydowały się na wystąpienie na targach w tym kraju. W związku z tym chciały zamienić imprezę wystawienniczą w Rosji na inną – na przykład w Niemczech.  Jednakże, o ile umowa o dofinansowanie mogła przewidywać możliwość takiej zmiany, to i tak klient musiał ostatecznie pochodzić z obszaru pierwotnie wskazanego jako docelowy.  W uproszczeniu oznaczało to, że firma jechała na targi do Niemiec (nie do Rosji) jednakże klienta musiała zdobyć z terytorium Federacji Rosyjskiej.  Mając tego świadomość zdarzało się, że beneficjenci, którzy korzystali z usług naszej firmy, rezygnowali z części dotacji – ostrzega Misiołek. Nie widzieli bowiem sensu w realizowaniu na siłę takich wyjazdów. Dodatkowo nie można zamienić np. targów na misję gospodarczą. Imprezy muszą być takie same.  Chodzi o to, że zdaniem urzędników są dodatkowe i inne koszty ujęte jako koszty kwalifikowane do zwrotu i taka zamiana jest trudna. Jednakże uważam, że takie niedogodności będą ustępowały, gdyż firmy będą miały czas na zrealizowanie swoich planów do 2023 roku.  

Nieprzewidziana zmiana planów ekspansji może także powodować problemy z rozliczeniem dotacji. Nie zawsze możliwie jest bowiem swobodne przenoszenie wydatków z jednej pozycji na inną. Przykładowo, jeżeli firma zaplanowała udział w targach, to koszty kwalifikowane mogły obejmować:

– transport eksponatów oraz ich ubezpieczenie,

– wynajęcie i zabudowę powierzchni wystawienniczej,

– podróże służbowe,

– uzyskanie wiz.

Gdyby później firma chciała tę imprezę (np. ze względu na brak możliwości wyjazdu na targi do danego kraju lub bezsensowność takiej eskapady z powodu wprowadzenia restrykcji) zamienić na misję gospodarczą do innego państwa, musiałaby ograniczyć wydatki. W budżecie projektu (oraz zgodnie z rozporządzeniem wskazującym koszty kwalifikowane) w ramach misji nie ma kategorii wydatków: zabudowa powierzchni wystawienniczej, czy transport eksponatów. Wobec tego na misję można by przenieść jedynie wydatki dotyczące podróży służbowych i ewentualnie wiz.

Ponadto wnosząc o zamianę wydarzeń promujących, firma musi udowodnić instytucji, która przyznała jej wsparcie, że zachowane zostaną wszystkie założone cele, wskaźniki i rezultaty projektu (np. liczba przeprowadzonych wydarzeń, liczba pozyskanych klientów, uzyskanych certyfikatów, itp.).